Aujourd’hui, un acteur privé ou public se doit de conserver un nombre très important de données sensibles. Deux choix s’offrent alors à lui : doit-il privilégier les archives physiques ou numériques ? Bien sûr, ces deux solutions sont souvent complémentaires, et chacune présente des avantages et des inconvénients qui lui sont propres. À vous de trouver le bon compromis entre les deux selon vos besoins.
Archives physiques
Avantages
Les archives physiques sont indispensables pour le fonctionnement correct d’une structure. À l’heure actuelle, il est peu réaliste d’imaginer une transition complète vers le numérique. Il est bien souvent indispensable d’avoir certains documents sous forme papier, notamment des documents signés comme des contrats.
De plus, un bon archivage physique permet de conduire de façon sûre et pérenne la conservation du patrimoine de votre entreprise ou votre administration. Voler des archives physiques qui sont conservées dans un endroit sécurisé peut souvent être plus compliqué que de dérober des données numériques, accessibles en quelques clics.
Enfin, contrairement à ce que l’on pense, le numérique a un impact sur l’environnement souvent supérieur à celui du papier, car de nombreux supports sont difficilement recyclables et engendrent une grande consommation d’électricité.
Inconvénients
Les archives physiques sont bien évidemment vulnérables aux incendies et aux inondations : il faut donc les conserver dans un endroit bien protégé. Elles ne peuvent également pas être accessibles à distance. De plus, si l’entreprise n’est pas bien organisée et n’a pas mis en place une bonne politique d’archivage, elle risque d’avoir des difficultés pour préserver la confidentialité de ses dossiers physiques. Enfin, il ne faut pas jeter vos archives simplement à la poubelle quand elles ne vous sont plus d’utilité : vous pouvez les confier à nos camions broyeurs Destruck pour que nous les détruisions de façon sécurisée et confidentielle.
Archives numériques
Avantages
Inconvénients
Pour savoir comment organiser notre quotidien. Vous devez donner le meilleur d’entre vous.
