Pour respecter le RGPD, les structures publiques et privées doivent respecter une durée de conservation légale de leurs archives, qu’elles soient papier ou numériques. Mais comment conserver ces précieuses données et les détruire en toute sécurité ?
Pourquoi sécuriser ses données ?
Tout d’abord, cette sécurisation présente un intérêt personnel pour l’entreprise ou l’administration. En effet, si des documents confidentiels venaient à être divulgués ou volés, cela occasionnerait des dommages irréversibles à la structure. De plus, d’un point de vue juridique, chaque acteur public ou privé est soumis à une obligation d’archivage, de stockage et de destruction confidentiels de ses documents, qu’ils soient administratifs, commerciaux ou financiers.
Sécuriser ses archives papier
Pour sécuriser vos données papier et vos archives, il existe quelques règles basiques :
- Définissez un processus de gestion des archives qui définit quelles données doivent être archivées, comment et où elles sont stockées.
- Mettez en œuvre des modalités d’accès spécifiques aux données archivées. L’utilisation d’une archive deviendra donc ponctuelle, exceptionnelle et sera contrôlée.
- Conservez vos documents dans une pièce sécurisée, à l’abri des incendies et des intempéries. Autorisez l’accès uniquement aux personnes habilitées.
- Numérisez vos archives. Cela vous permettra de conserver une trace sur un support digital et de retrouver plus facilement vos documents.
Enfin, un fois le délai de conservation dépassé, Destruck peut vous assurer une destruction fiable et confidentielle de vos archives et données papier. Ainsi, vous maîtrisez la sécurité de vos données jusqu’à leur broyage !
Sécuriser ses données numériques
Aujourd’hui, une entreprise ou une administration doit gérer une quantité importante de données numériques. Il faut donc adopter quelques bonnes pratiques pour sécuriser ces données :
- Renforcez la sécurité et l’accès aux données en mettant en place une politique de gestion des mots de passe sécurisée avec des logiciels de protection efficace et également un firewall. Vous pouvez aussi limiter les téléchargements et accès extérieurs ou enregistrer les connexions extérieures.
- Sensibilisez vos collaborateurs à la sécurité : vous pouvez organiser des réunions d’information ou des sessions de formation à la sécurité pour les alerter sur le risque des fuites de données. Incitez-les à fermer la session en cours lorsqu’ils quittent le poste de travail, limitez ou interdisez les téléchargements « sauvages ». Vous pouvez aussi bloquer les IPs de certains sites.
- Mettez en place un système de sauvegarde performant. Choisissez bien en fonction de la quantité de vos données à stocker. Cela peut être une clé usb, un disque dur externe, un cloud ou un logiciel en mode SaaS. Bon à savoir : les camions Destruck peuvent également broyer en toute sécurité vos clés USB et disques durs lorsque les données qu’ils contiennent sont obsolètes.
Une fois ces mesures de sécurité en place, vous limitez grandement la fuite des données et archives papier. Attention : pensez à mettre régulièrement à jour votre système de sécurité.
