Toutes les entreprises sont tenues de conserver pendant un certain délai diverses archives comptables, commerciales, fiscales et sociales. Mais elles ne peuvent pas garder ces documents éternellement. Il faut donc établir une durée de conservation légale et procéder à leur broyage à la fin de cette durée.
Qu’est-ce que le principe de limitation de la durée de conservation ?
Pour respecter les normes RGPD, les entreprises (publiques ou privées) doivent déterminer une durée de conservation des données personnelles cohérente et justifiée au regard de l’objectif de leur traitement.
Comment définir cette durée pour vos archives ?
Selon la CNIL, le RGPD ne définit pas la durée précise pendant laquelle les archives personnelles doivent être conservées : il ne prévoit donc pas de durées spécifiquement « quantifiées ». En revanche, plusieurs autres textes permettent de définir une durée à appliquer aux données collectées :
- les dispositions légales ou réglementaires (comme le code du travail, de la sécurité intérieure,etc.) Certains textes imposent une durée minimale de conservation (les données relatives aux bulletins de paie des salariés doivent être conservées au moins 5 ans selon le code du travail) ou une durée maximale (le code de la sécurité intérieure limite la durée de conservation des images de vidéo protection à un mois),
- les délibérations de la CNIL. Pour les archives publiques, il est possible de s’appuyer sur :
- les préconisations élaborées par les Archives de France si le domaine d’activité est couvert par une instruction nationale,
- les tableaux de gestion des archives rédigés par le service d’archives de la structure ou le service d’archives territorialement compétent si le domaine d’activité n’est pas couvert par une instruction nationale.
Archives numériques ou papier ?
Vous pouvez conserver vos documents sous format papier ou numérique, pourvu que la personne qui a établi cet écrit puisse être identifiée et que le document électronique soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité.
Enfin, les documents numériques doivent être obligatoirement conservés sous la forme électronique pendant au moins 3 ans, délai pendant lequel l’administration fiscale peut exercer un droit de reprise. Une fois ce délai dépassé, il faut broyer les documents obsolètes de façon discrète et définitive. En confiant ce travail à Destruck, spécialiste du broyage d’archives grâce à ses camions qui sillonnent l’île de la Réunion, vous êtes certain de respecter le RGPD.
